Ücret Hesap Pusulası ve Bordroda Dijital Kayıtların Geçerliliği

Ücret hesap pusulası ve bordro, genellikle benzer bilgileri içeren iki ayrı belge türüdür. Her iki belge de çalışanın maaşını ve ödemelerini gösterir. Genellikle çalışanın adı, kimlik numarası, çalışma dönemi gibi kişisel ve döneme ait bilgileri içerir. İlgili belgelerin detayları, kullanılan maaş ve ödeme sistemine, yerel yasal düzenlemelere ve iş yerinin politikalarına bağlı olarak işverenden işverene değişebilir. Ücret hesap pusulası ve ücret bordrosunun nitelik olarak da farklılıkları vardır.

Ücret Bordrosu

İşveren tarafından iş görene her ay sürekli olarak verilmek üzere düzenlenen, iş görene ödenen tüm ücretlerin ve bu ücretteki vergi ve kesintilerin ayrıntılı olarak bulunduğu belgeye maaş bordrosu denir. Ücret bordrosu 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası’nın baz alındığı kanunda düzenlenmiştir. Ücret bordrosunda ücretin ödendiği sırada sigortalının da imzasının karşılığında verilmesi mecburiyeti söz konusudur. Bu açıdan bakıldığında ücret bordrosu ispat niteliği taşımaktadır.

Özetlemek gerekirse ücret bordrosu bir iş yerinde faaliyet gösteren tüm iş görenlere imza karşılığında ödenecek tüm ücret ödemelerinin gösterildiği belge olarak ifade edilebilir.

Ücret bordrosu şekil ve usul açısından eksik düzenlendiği takdirde idari para cezası uygulanır. Ücret bordrosunun bir diğer özelliği ise kurumlara ibraz olarak düzenlenebilir olmasıdır. SGK açısından değerlendirdiğimizde ücret bordrosunun teslimi vb. hususlarda ıslak imza yerine bankadan ödenmiş ücret olması işverenler açısından büyük önem arz eder. SGK nın kontrol ve denetimlerinde işçi imzası, ücretlerin bankadan ödenmesi ve denetimin konusunun birebir ücret uyuşmazlığı olmadığı alanlarda idari para cezası hükümleri işveren lehine daha esnek bir hal alabilir. Gelir Vergi Kanunu’na göre ise ücret bordrosunun tanzim edilmesi zorunludur.

Ücret Hesap Pusulası

Ücret hesap pusulası, ücret bordosu ile şekil şartı bakımından benzerlik göstermekle beraber ücret hesap pusulasının amacı işçi özelinde hazırlanıyor olmasıdır. Yazılı şekilde olması şartı söz konusudur. Fakat makbuz, fiş, evrak veyahut zarf ya da elektronik ortamda yazılmış olmasının bir önemi yoktur. İşverenin her bir ücret periyodunda ücret hesap pusulası düzenleme ve iş görene teslim etme zorunluluğu vardır.  Ayrıca, ücret pusulasında işverenin imzası veya özel bir işareti bulunmalıdır.  Aksi takdirde işverenin ücret pusulası verdiği sonucuna ulaşılamaz. Bu nedenle idari para cezası uygulanır.

Ücret hesap pusulasında bulunması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir;

• İşçinin adı soyadı,
• Ödeme yapılan gün ve ilişkin olduğu dönem,
• Resmî tatil ve genel tatil günleri ücretleri, fazla çalışma, hafta tatili ve prim gibi ek ücret ödemeleri,
•  Sigorta primleri, vergi, icra ve avans gibi kesintiler,
• İşverenin imzası veya özel bir işaret (amblem vs.)

İş Kanunu Açısından Değerlendirildiğinde;

Ücret bordrosu işverenin kendi kayıt sürecinde tutması gereken bir belgeyken, ücret hesap pusulası ise iş görene verilen ve ilgili periyodun ücret bilgilerini içeren bir belge olarak ifade edilebilir. Ücret bordrosu işverende, ücret hesap pusulası ise iş görende kalmalıdır.

Vergi Kanunu Açısından Değerlendirildiğinde;

Ücret bordrosunda bazı bilgilerin bulunması zorunluluğu söz konusudur. Kanunca ispat yükümlüğü bulunması, işverence gider özelliği taşıması nedeni ve gelirlerin vergilendirilmesi ve mahsup edilmesi açısından önem arz emektedir.

Sosyal Güvenlik Kanunu Açısından;

İş gören ve işverenden tahsil edilecek primlerin hesaplanıp, işverence kuruma ibraz edilmesi bakımından ücret hesap pusulası ve ücret bordrosu SGK’nın finansman kaynağını oluşturur.

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre ücret bordosunda bulunması gereken bilgiler şu şekildedir;

• İşyerinin kurumdaki sicil kaydına ilişkin numarası
•  Bordronun ait olduğu dönem,
• Sigortalıya ait kimlik bilgileri (adı, soyadı)
• Sigortalıya ait sosyal güvenlik ya da TC kimlik numarası,
• Ücrete hak kazanılan günlerin sayısı,
• Sigortalının belirlenmiş ücreti,
• Sigortalıya ödenen ücret miktarı.

Bu bilgiler doğrultusunda yukarıdaki bilgilerin herhangi birinin eksik olması ücret bordrolarının geçerliliğini sağlayamaz. (Banka aracılığı ile ödenen imza bakımından makbuz karşılığı olan ödemeler hariç).

Günümüzde gelişen teknoloji ile beraber ücret bordrolarının dijital kaydı ve bu kayıtların nasıl olması gerektiği tartışılmaktadır. Dijital kayıtların geçerliliği esasen mümkündür. Ancak yine şekil ve usul noktasında bazı yükümlülükler bulunmaktadır. İşveren, bu tür belgelerin düzenlenmesi hususunda iş görene bilgilendirme yapmalı ve iş sözleşmesinde düzenlemelidir. Ayrıca, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunundaki düzenlemeye göre, işveren portal üzerinde tutulan bilgilerin değişmezliğini sağlamak adına tüm kayıtlar TÜBİTAK’tan alınan zaman damgası kullanılarak saklanmalıdır.

Dijital kayıtların olası uyuşmazlık durumlarında henüz Kanuni bir yasal altyapıda kabul edilebilirliğine ilişkin birebir mevzuat hükmü olmasa da doktrinde artık dijitalleşen dünyada dijital kayıtlarda ıslak imza aranmaması gerektiği görüşü hakimdir. Ama hatırlatmakta fayda var ki Yargı Kararları özellikle ispat ve itiraz durumlarında geçerlilik ararken “ıslak imza” üzerinde durmaya devam etmiştir. Örneğin,

Samsun BAM 8. Hukuk Dairesi bir kararında;

Yine müşterek tanık beyanlarına göre davacının çalıştığı ubgt günleri tespit edilmiş, 2020/1e kadarki tüm bordrolar imzalı ve tahakkuklu olduğundan bu dönemler dışlanmış; sonrası için ise yapılan tahakkuklar hesaplamadan mahsup edilmiş ve ödendiği işverence ispatlanamadığından ve KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir.”

SAMSUN BAM 8. HUKUK DAİRESİ E. 2023/349 K. 2023/1085 22.06.2023

Bordro ve ücret pusulalarında ıslak imza değerlendirilirken özellikle olası uyuşmazlık ve işçinin itiraz edebilme hakkı ya da şerh düşebilme hakkının özellikle arandığını unutmamak gerekir.