Ücret Bordrosunda İmza Zorunluluğu

İlgili Makaleler

İş Hukukunda Fazla Çalışmanın İspat Yükü

3 hafta önce

İhbar Süresinde Kısmi Uygulama Mümkün Mü?

4 hafta önce

Malulen Emeklilik Koşulları Nelerdir?

21 Mart 2024

Çalışma hayatının paydaşlarından işçi ve işveren arasında karşılıklı edimlerin bir gösterimi de ücret bordrosu aracılığı ile karşımıza çıkmaktadır. İşveren, iş görme edimini yerine getiren işçiye edimin karşılığı olarak ücret vermekte ve bu ücrete ilişkin detaylı yasal ve özel kesintilerin belirtildiği, işçinin ücreti üzerinde yapılan kesintilerin oranları ile işçinin diğer mali hakları, fazla çalışma, sosyal yardım vb. unsurların da yer aldığı bir belgeyi işçisine sunmaktadır. 

Hem Sosyal Güvenlik Hukuku hem Vergi Hukuku ve hem de İş Hukuku açısından ücret bordrosuna ilişkin bir takım idari yaptırımlar bulunmaktadır. Teknolojik gelişmelerin de giderek yaygınlaştığı son  dönemlerde ise işveren ve işveren vekillerinin özellikle merak ettikleri unsurlardan birisi de ücret bordrosunda imza zorunluluğu hangi durumlarda işlemekte ve elektronik imza ya da e-bordro gibi durumlarda ücret bordrosunda imza aranma hususunun hukuki sonuçlarının ne olacağıdır.

Bordroda İmza Zorunluluğu Yasal Dayanakları Nelerdir?

Ücret bordrosunda imza zorunluluğunu çalışma hayatımızı yakından ilgilendiren hukuk dallarında ilgili maddelere değinecek olursak;

İş Hukuku açısından değerlendirdiğimizde;

4857 sayılı İş Kanununda ücrete ilişkin ödeme belgesi belirtilirken, 37. maddedeki aşağıdaki unsurlara değinilmiştir.

“Ücret hesap pusulası

            Madde 37 – İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.

            Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.

            Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.”

Vergi Hukuku açısından değerlendirdiğimizde;

213 sayılı Vergi Usul Kanunu ise ücret bordrosuna ilişkin daha geniş bir kapsamlı açıklama getirmiştir. Vergi Usul Kanunun “Ücretlere İlişkin Kayıt ve Vesikalar” başlıklı 238.maddesinde aşağıdaki unsurlar belirtilmiştir.

“Ücret bordrosu:

Madde 238 – İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret (…) (1) üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.

Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malumat yazılır.

• Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.);
• Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası;
• Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti);
• Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre;
• Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.

İşverenler ücret bordrolarını, yukarı ki esaslara uymak şartiyle diledikleri şekilde tanzim edebilirler.”

Sosyal Güvenlik Hukuku açısından değerlendirdiğimizde;

Sosyal Güvenlik Hukuku açısından ücret bordrosunu incelediğimizde 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunun 102. maddesine bakmamız gerekmektedir.

“102/e-5 İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında,

idari para cezası uygulanır. İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak bu bendin (1), (2) ve (3) numaralı alt bentlerine göre idari para cezası uygulanır.”

Ücretlerin Banka Aracılığı İle Ödenmesi

Görüldüğü üzere yasal dayanaklar üzerinde durulurken işçi imzasının özellikle arandığını dile getirmek pek de yanlış olmaz. İşçi imzasının olup olmadığı yönünde idari yaptırımlar uygulanırken ücret ödemesinin banka kanalı ile gerçekleşip gerçekleşmediğine göre aksiyon alınmalıdır.

Banka aracılığı ile ücret ödemesi durumunda yukarıda sayılan yasal dayanaklardan ötürü idari para cezası yaptırımları (imza yönünden eksiklik) uygulanmamaktadır.

Bilindiği üzere, 18 Kasım 2008 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan “Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığı İle Ödenmesine Dair Yönetmelik” ile iş yerinde 10 ve üzeri işçi çalıştıran işverenlerin ücret ödemelerini 01.01.2009 tarihinden itibaren banka aracılığı ile ödeme zorunluluğu getirilmiş ve bu zorunluluk 01.06.2016 tarihinden itibaren 10 işçi kuralının 5 işçiye indirilmesi ile 5 ve üzeri işçi çalıştıran iş yerlerinde ücretlerin banka aracılığı ile yapılması şeklinde değiştirilmiştir. Yani 1.06.2016 tarihinden itibaren 5 ve üzeri işçi çalıştıran işverenler çalışanların ücretlerini banka kanalı ile ödemek zorundadır.

Ücret ödemelerinin banka kanalı ile yapılması ile imzası bordrodan dolayı yukarıdaki bahsedilen idari yaptırımların önüne geçilebilmektedir. Ücret hesap pusulası ya da ücret tediye bordrosunda işçi imzasının olması ücretin ödendiğine dair kanıt olacağı için banka kanalı ile yapılacak ödemelerde işçi imzası aranmamaktadır ve aksi ispat edilene kadar ücret bordrosunda yazılan bilgilerin de geçerli olduğunu hatırlatmamız gerekmektedir.

İşçi ile işveren arasında ücret ve sair haklar yönünden anlaşmazlıkların olduğu Yargıtay’da bulunan dosya yükünden de anlaşılmaktadır. Yargıtay’ın bazı kararlarında işçi imzasının zorunluluk olarak arandığı görülmektedir.

Özellikle ücret ödeme yükümlülüğünü üzerinde bulunduran işveren herhangi bir uyuşmazlıkta ispat yükü de işverene ait olacağı için banka kanalı ile yapılan ödemeler en büyük delil olarak karşımıza çıkmaktadır. Her ne kadar işçi-ücret bordrosunda imzası bulunsa da ücrete yönelik uyuşmazlıklarda banka ödemelerinin muteber kabul edileceği belirtilmiştir.

E-İmza İle Ücret Bordrosu

Uygulamada banka kanalı ile ücret ödemesi yapılan iş yerlerinin de yukarıda belirtilen Kanunlar gereği işçilerden (ileride çıkabilecek uyuşmazlıkları önlemek adına) her ay düzenli olarak ücret bordrolarında imza alındığı yaygın bir şekilde görülmektedir.

İşçi ücretlerini banka kanalı ile ödeyen işverenlerin ücret hesap pusulasının imzalatılmasının imkansız olduğu durumlarda imza yerine mutabakat formlarının ve e-imza vs. teknolojik gelişmeleri kullanarak işçilerine göndermesi de mümkündür.

Özellikle son zamanlarda giderek zorunlu hale getirilecek olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yolu ile elektronik imza vasıtası ile manuel ortamda ıslak imzaya gerek olmadan e-imza ile işçilere ücret hesap pusulasının imzalatıldığı görülmektedir. Hem KEP hesaplarının hem de e-imza uygulamalarının yaygınlaşması ile yukarıda bahsettiğimiz Yasal dayanaklarda da değişikliğe gidilmesi gerekmekte olup, e-imza uygulamasının da ıslak imza yerine geçerek herhangi bir idari para cezası yaptırımlarının önüne geçilmesi gerekmektedir.