İşverenlerin Özlük Dosyasında Saklaması Gereken Belgeler

Bir çalışanın iş yerindeki bilgilerinin düzenli bir şekilde saklandığı belgelerin bütünü personel özlük dosyasını oluşturur. İşletmeye bağlı her çalışan için özlük dosyası ayrı ayrı tutulmalıdır.  İşverenin ve çalışanın haklarını korumak amacıyla dosyaların gizliliğine özen gösterilmelidir. Personel özlük dosyasında saklanması gereken belgeler Sosyal Güvenlik Hukuku ve İş Hukuku gereği belirlenir.

4857 sayılı İş Kanunu 75’inci madde gereğince işverenler çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Personel özlük dosyasında çalışanın kimlik, iletişim, eğitim, işe alım, sağlık, sosyal güvenlik, aile, eğitim ve geliştirme bilgileri, çalışma koşulları, performans değerlendirmeleri ve işten ayrılma bilgileri yer almalıdır. Bu belgeleri saklamanın herhangi bir şekil şartı olmamakla birlikte belgelerin eksiksiz olması gerekir. İşverenler, yeni başlayan her çalışandan gerekli belgeleri teslim etmelerini talep eder. İstenilen belgeler, şirketten şirkete değişebilir. Örneğin sağlık raporu bir şirket için yeterli olabilirken, başka bir şirket daha detaylı tetkikler talep edebilir. Çalışan, işe başladığı ilk gün bu belgeleri teslim eder ve ilgili departman tarafından özlük dosyasında saklanır.

Şirket içi özlük dosyasının tutulması çalışanların bilgilerine ihtiyaç duyulması halinde kolaylık sağlarken aynı zamanda şirket için düzenli bir işleyiş sağlayacaktır. Ayrıca özlük dosyaları olası bir denetim durumunda yetkili kişiler tarafından istenebilir. Özlük dosyası tutmanın İşverenin yükümlülüğü olduğu unutulmamalıdır.

Personel özlük dosyasında olması gerekenler aşağıdaki gibidir;

• 4 Adet Vesikalık Fotoğraf (son 3 ayda çekilmiş)
• Nüfus Suret Örneği
• T.C. Kimlik Numarası
• İkametgâh Senedi (asıl)
• En Son Mezun Olunan Okul Diploma Fotokopisi
• Cumhuriyet Başsavcılığından Sabıka Kaydı
• Sağlık Raporu (Kan Sayımı, Akciğer Grafisi, Rutin Bio Kimya, Ekranlı Araçlarda Çalışabilir Raporu (Ofis Masa Başı Elemanları İçin)
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Banka Hesap Bilgileri (Çalışılan Banka)- IBAN Numarası ile
• Kan Gurubu
• Erkek adaylar için askerlik terhis ya da tecil belgesi
• İş veya Hizmet Sözleşmesi
• SGK İşe Giriş Bildirgesi ve Diğer İşe Giriş Belgeleri
• SGK İşten Ayrılış Bildirgesi ve Diğer İşten Çıkış Belgeleri

Personel özlük dosyası, sadece işe giriş aşamasında istenilen bir belge değil; aynı zamanda personelin çalıştığı süre boyunca aldığı izinler, sağlık raporları, resmi evraklar, uyarı veya disiplin cezaları gibi bilgileri de içermelidir. Bunlar dışında işçi sağlığı ve iş güvenliği eğitimi zorunlu olduğundan işçi sağlığı ve iş güvenliği sertifikası, katılım formu ve sınav kâğıdı da özlük dosyasında saklanmalıdır. Özlük dosyası, sadece başlangıç aşamasında değil, personelin iş süreci boyunca düzenli olarak takip edilmeli ve güncel tutulmalıdır. Bu sayede işverenler, çalışanların güncel bilgilerine ve gereksinimlerine kolayca erişebilirler. Bu şekilde, işverenler personelin performansını değerlendirebilir ve iş ilişkisi boyunca ortaya çıkan önemli bilgileri kayıt altında tutabilirler.

İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin eksik ya da hiç bulunmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Bu nedenle işverenler, işçilerin özlük dosyalarını eksiksiz bir şekilde tutmalı ve gerekli belgeleri düzenli olarak güncellemelidirler. Özlük dosyasının tutulması hem yasal gerekliliklere uygunluğu sağlar hem de işçilerin haklarını korur.