Hesap fişleri ilgili çalışanın mevcut dönemdeki hak edişlerini, prim ödeme gün sayılarının ve çalışma sürelerinin gösterildiği belge olarak da tanımlanmaktadır.
Hesap fişleri SGK’ya tabi çalışanlar ile geçindirmekle yükümlü oldukları aile bireylerinin sağlık kuruluşlarına ya da Sosyal Güvenlik Kurumu’na başvurmaları halinde işverenin, sigortalıya ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesini henüz Kurum’a göndermediği süreye ait çalışmasını göstermek üzere hesap fişi düzenleme ve kuruma bildirme işlemini ifade eder.
Hesap fişleri iki amaç için düzenlenir:
- Sigortalıların hastalık ve analık sigortası kollarından sağlık yardımı alabilmesi ile sigortalıların ölümü veya son çalışmalarının Kurumca hemen bilinmesi gereken diğer hallerde,
- İşten ayrılarak tahsis talebinde bulunan sigortalılar için emeklilik talebi sırasında gereklidir.
SGK Hesap Fişleri Nasıl Düzenlenir?
Sigortalı hesap fişleri üç nüsha olarak düzenlenmelidir. İlk iki nüsha kurum gönderilirken bir nüsha da işverence saklanması gerekir.
- Hesap Fişi uygulaması hastalık, analık, malullük, yaşlılık ve ölüm sigorta primleri ödenenler için geçerlidir.
- Sigortalı Hesap Fişine kaydedilen bilgiler ilgili aylara ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde de aynen gösterilmesi gerekir.
- Onay aşamasından sonra oluşan Hesap Fişleri barkod numarası taşırlar ve resmi nitelik kazanırlar.
- İnternet ortamında verilen sigortalı hesap fişindeki bilgiler ile aylık prim ve hizmet belgesindeki bilgiler aynı olması gerekir, aksi durumda aylık prim ve hizmet belgesi onay ekranında işverene uyarı verilir, uyarıya rağmen onaylama gerçekleşirse aylık prim ve hizmet belgesindeki bilgiler kabul edilir.
Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde ay içinde (30) günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılar için ayrıca;
- Raporlu olduğu süreleri gösteren resmi kuruluşlara ait hastane raporu,
- Ücretsiz izinde olduğunu belirten belgeler,
- Gözaltı veya tutukluluk hali mevcut ise bu durumu oluşturan belgeler,
- Kısmi süreli çalışan ise iş sözleşmesi,
Belgelerin tamamı hesap fişi ile kuruma verilmesi gerekmektedir.